三品EDM推動橫琴熱電文檔管理全面升級
發布時間：2017-09-11 點擊：5次
公司簡介
國家電投集團珠海橫琴熱電有限公司（以下簡稱：橫琴熱電）位于廣東省自由貿易試驗區橫琴片區，是國家電力投資集團公司全資子公司，于2008年3月注冊成立，主要負責橫琴島多聯供燃氣能源站項目（以下簡稱“能源站”）的開發建設及運營管理工作。
能源站位于橫琴自貿區高新產業園內，占地面積約36萬平方米。規劃建設8臺燃氣-蒸汽聯合循環機組，總投資120億元。首期建設兩臺F級（390MW）機組已于2014年11月份相繼投產。
能源站是廣東省發改委首批核準的天然氣熱電冷聯產項目，引進了美國制造的9F級燃氣輪機，并率先引入世界一流的低氮燃燒器。能源站以南海天然氣作為燃料，幾乎沒有煙塵和SO2排放。通過能源的梯度利用，一次能源利用率高達73%。作為橫琴自貿區首批四大重點項目之一，是橫琴全島的能源中樞，除向南方電網供電外，還作為澳門電網、橫琴大數據中心的重要電源支撐點，并向橫琴自貿區集中供熱、供冷、供汽、供水。
文檔管理需求
近幾年，橫琴熱電快速發展，且隨著機組數量的增多，較大程度上增加了設備管理部（負責對公司所有機組及相關設備的維護保養、問題處理、升級改造、技術革新等）對于各機組及設備所有技術文件、檔案記錄、管理配套文件等資料的管理難度，結合現有管理模式、現狀以及公司在設備管理上的新要求，主管領導在新形勢下對設備管理部在文檔管理上提出了新的要求與希望，主要有以下幾點：
1) 建立統一的資料庫，管理各機組及設備的技術文件、檔案記錄、管理配套文件等電子檔文件，方便查找、參考與使用；
2) 文件、表單的編號能夠規范管理，避免出錯；
3) 現有文件資料的版本管理機制不完善，希望系統平臺對電子檔文件的版本及歷史紀錄能夠有效的管理起來，且電子檔與紙質檔要相互對應、真實有效，方便查看與追溯；
4) 參考生產管理的MIS系統，文件、業務的審批轉到線上開展，提高效率、及時跟蹤查看；
5) 文件資料的查閱、復制、修改、刪除、打印、導出等操作沒有更細致的控制手段，且操作行為沒有完整記錄。
應用方案解析
通過對企業文檔管理解決方案的多方論證和咨詢之后，國家電投集團珠海橫琴熱電有限公司選擇了廣東三品軟件科技有限公司作為合作伙伴，部署了企業級文檔管理平臺（EDM），實現設備管理部各專業、班組文件資料的規范管理、集中管理、審批流程電子化管理、版本管理、權限管理，設備管理專業知識、技術可以逐步沉淀下來，有效應對企業未來在設備管理、技術革新、文檔管理等方面面臨的挑戰。
1. 應用范圍
三品 EDM (圖文檔協同管理)系統初期應用主要在設備管理部開展，主要用于各類文件資料電子檔案的編號、存儲、授權、電子化審批、歸檔、共享、發布、檢索、瀏覽、變更、回收及廢止管理，并針對副總工程師、主任、主任工程師、班組長、班員、安全員等用戶的不同，進行電子檔案的權限管理。
2. 應用方案及效果
2.1. 文件分類規范化、文件標準化
通過三品EDM系統協助橫琴熱電對設備管理部各專業、班組的技術文件、檔案記錄、管理配套文件等進行規范分類，并制定標準的文件模板及編號規則，提升了文件管理的標準化管理水平。
圖1：文檔模板規范管理
圖2：文件編號規范管理
圖3：文件分類規范管理
2.2. 建立企業級圖文檔協同管理平臺
通過三品EDM系統協助橫琴熱電建立統一的文檔資料協同管理平臺，搭建了設備管理部各專業、班組文件夾目錄框架，各專業、班組規范管理各類文檔資料，實現圖文檔數據集中、規范管理，方便共享、查找、使用與追溯。
結合企業規范化、標準化管理要求， 在EDM系統內定制了各類文件模板，并建立相應模板及對象分類，便捷地創建各類規范的文件資料，同時也方便檢索。
圖4：文檔集中、規范管理
2.3. 文檔資料權限管理
三品EDM系統中協助設備管理部建立了一套細致的權限管理機制，規范管理各部門、專業、各班組用戶在系統中對資料的查閱、復制、修改、新建、刪除、打印、導出等權限，且實時記錄各項操作記錄，便于追溯查看。
圖5：權限設置
2.4. 規范各類業務流程，電子化審批、跟蹤
三品 EDM系統協助橫琴熱電規范定義各類文件、表單的審批流程，通過電子化的遞推方式使任務分配、審核、審批自動進行，將業務信息和具體的文件相關聯，從而使企業的業務流程、文件、信息流轉更加方便快捷，進一步提高工作效率。
圖6：規范審批流程模板
圖7：流程及時推送、提醒
圖8：流程審批、實時跟蹤
2.5. 文件資料快速查找、使用
目前，用戶可以按條件在EDM系統中快速查找到需要的文檔資料，快速查閱、參考、借用，業務效率大大提高。
圖9、10：文件資料快速搜索、定位、瀏覽、打印、借用、復制等
2.6. 文件版本有效管控
三品EDM系統有效管理所有技術文件、檔案記錄、管理配套文件等電子檔資料，文件在修改及變更后會在系統中產生新的版本/版次，即升版，歷史版本信息見下圖：
圖11：文件版本管理
值得注意的是，在系統中，任何文件只會有一個有效版本，即工作版本，其他版本可以追溯、回看（特定情況下、在權限允許范圍內）。
如您想了解更多解決方案及細節，歡迎聯系三品進行咨詢，謝謝！
